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酒店常规采购管理细则

【名词解释】
常规采购：包括为保障公司各类生产、经营及管理所需物资的采购为常规采购范围，
常规采购分为需要经过每月招商流程的原材料采购和不需要经过招商流程日常的零星低值易耗品采购两类。
总 则
1、 为了保障公司各类生产、经营、管理所需物资的供给，规范采购流程化管理，以加强全公司的成本控制，特制订本制度。
2、 本制度对公司所有部门、分店、员工都具有约束力，公司所有员工都必须遵照执行。
3、 公司禁止一切私自采买行为。
4、 本制度与《 酒店固定资产管理制度》及《特殊采购管理细则》《验货管理制度》配合使用。
常规询价小组机构设置图

注：常规询价小组中谈判专员在必要时方配置以配合采购工作。

一、常规采购
【统一招商并配送主料】
即必须由公司统一招商采买并配送的物资如下（包括但不限于）燃料、油脂、小菜、火腿、牛肉类、羊肉类、红烧类、鸡类、鸭类、八宝饭、各种椒盐、各种辣椒面、药酒、散装白酒、酱（杂酱、全羊酱、 饵块酱）、部分招牌菜原料、部分物料用品（快餐盒、纸杯、擦手纸、盒抽纸）。
（1） 总经办及采购部共同负责常规主料的招商工作，两部门应保证招商消息的公开发布，以保证供应货源的充足，避免垄断因素及营私舞弊。
（2） 常规主料供应商根据我公司采购标准进行报价，原则上每个供应商只有一次报价机会， 及营运部应结合每月分店管理人员的两次市场调查报告选择价格合理的供应商（每类品种至少三名供应商）。
【调 料 类】
（1） 分店所需常规调料先由厨政部确定货品供货标准，此标准包括调料品名、产地、重量规格，并根据不同级别的分店设置相应档次的调料。
（2） 新增调料：每月由厨政部调查市场进行补充及调整。
【物料用品】
分店上报所需物料用品的大致品种及采购标准，由总经办审核通过后，转采购部进入采购招商流程。
【酒水饮料】
进场需先由总经理或总经理授权人员签署购销合同，并由总经理办公室发出《酒水饮料进场通知》，各分店收到该通知，并确定供应商已交纳各项费用后，酒水方能进场。

二、每月常规采购时间表
1、 除特殊及临时订餐之急需用料、用品外，各店均须按规定时间及时报货，其余时间原则上不受理。计划外急购并无部门经理签字者可在购置完成后，由责任人或组自行支付此次采购的￥50元的车马费.
2、 所报物品必须写清规格、型号、大小尺寸、颜色，圆口形物品则报直径尺寸。
3、 厅面用货、厨房用品用料请提前做好所需货物调查，经厨师长、厅面经理审核签字后字迹工整地报于仓库管理员处，由仓库管理员统一报采购部。凡总额在300元以上资产须部门总监审批后才能报购。
4、 各店须按需备足货品，保证经营。
5、 部门经理须定期组织相关人员进行本规定的学习，按时传达到位，否则，每次处以过失。平时部门经理亦应抽时间检查备货情况，掌控成本。

三、采购部的工作细则
（一）常规采购计划
1、 采购部必须于每年12月26日以前向总经理提交本年的采购工作总结以及下一年度的采购计划，重点为季节性调价的物料及可大宗自原产地采购的物料；
2、 采购部每月28日须将所有物料用品的进货价格浮动清单、进货价格浮动说明以及下月采购计划交总经理审核。
3、 月采购计划经总经理审核后，下传到各分店，各分店相关要货人员须根据月采购计划的相关调整规定将每日相应所需材料物品列出标准清单准时报到采购部；（附：物料申购清单标准格式。）
4、 所报材料物品清单如涉及固定资产的，需要附有总经理审批的《固定资产购置申请单》；
（二）常规采购方式
1、 对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，可选择供货商送货的方式。
2、 对于使用频率低，不容易集中采购的货物则由采购人员集中采购。
3、 对于一些特殊的原材料可由外地发货，按计划定期申购。
（三）供货商的确定
1、 【初选供货商】采购部要深入细致的进行市场考察，针对每一大类品种要从所有相关市场找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量及其目前的供货状况。
2、 【试用供货商】对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、售后服务三方面来进行比较尝试。原则上先让此两家供货商分类供货一个月，然后再交换品种，对于不能马上分辨质量好坏的商品，采购部每月因该及时跟踪。各分店，各部门必须密切配合，由部门总监、厅面经理、厨师长、仓库管理员组成四人审核小组，每月两次将本月新购各类产品的使用情况以书面形式反馈到采购部。
3、 【确定供货商】在一段时间使用稳定的基础上，采购部须综合厨师长、厅面经理及各部门负责人的意见，最终由采购部经理审核通过。对于审核通过的供货商，可暂时确定为长期供应商，并与其签订保障协议。采购部必须每个月对其进行综合考察，一旦发现其不符合要求马上更换；
4、 【签定供货合同】确定供货商后，可与供货商签定供货合同，合同应该明确保障双方的利益，合同的期限不得超过一年。在合同期满前，将对其综合考察后决定是否更换、续约。
（四）市 场 调 查
1、 厅面经理、采购部经理、厨师长每月不少于两次进行市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后于每月26日前交总经理审核；
2、 调查时间、地点的选择，每项15天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。市场的调查以供货商所在的市场为准。
3、 调查的方法和程序。调查组应遵循全面细致的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切记只记录买方一口价。
4、 除实地调查外，当地的报刊、杂志、电视、等手段所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据。
5、 网络采集数据也是常规采购途径，通过图片上发到网络采购；
6、 餐具采购每个月于固定时间上报采购具体型号规格，异类餐具可通过网络采购。一般情况提前20天申报。
（五）备 注
1、对于经常性项目的采购，经采配总监审批后，交由采购经理办理，由采购部经理将任务分别交于一组或二组。
2、 采购组应先根据分店及所报货品清单进行估价，以确定所要暂支货款的金额。金额超过3000元的必须由总经理亲自审批；
3、 采购付款后，采购员必须向供货商索要相关发票、收据或付款证明单，并需该供货商签字盖章认可，并留下该供货商的联系电话及地址，以便查证；
4、 原则上接近三个月到期的产品不能购进。

物料申购清单标准格式
日期： 分店/部门：
品 名 数量/规格 备 注 品 名 数量/规格 备 注

负责人： 经手人： 申购人：