谈法律顾问如何加强合同管理

在市场经济体制不断完善和发展中，一方面业主常常用苛刻的合同条款把风险转移给施工企业，造成风险承担上的严重不平衡；另一方面，在EPC方式中由于施工企业在某些方面比较强势、专业的原因，在合同管理方面也比较强势。面对当前的实际情况，项目管理单位只有重视合同，重视合同管理，才能有效的降低工程风险，增加企业利润，有效进行风险的防范，维护自身合法权益。合同管理的好坏直接体现一个企业的管理水平的高低，对企业今后的生存和发展至关重要。增强合同风险防范意识增强合同风险防范意识增强合同风险防范意识增强合同风险防范意识 在项目管理中，没有风险的合同是绝对没有的。过去，企业在合同谈判和签订中，由于合同风险防范意识不强，而对合同条款分析、审核不严，掉入一些合同陷阱，给企业造成了难以挽回的损失。为此，必须增强合同风险防范意识，从以下两个方面去防范合同风险：1．认真分析合同条款，看合同条款中有没有潜在风险，有没有对自己不利的提法和约束性条件，对变更、索赔条款是否公平合理等，凡存在这些方面的问题，应向对方充分阐明自己的理由，力争修改合同草案。2．要注意对方转嫁的风险，对风险的界定要有超前意识，充分考虑在施工中可能发生的风险，并提出风险承担的责任。合同风险防范，在于化解自己承担的风险，转移自己承担的部分风险，控制对方有意转嫁的风险，回避不应由自己承担的风险。合同履约风险合同履约风险合同履约风险合同履约风险。高层建筑工程由于投资大、工期长等特点，在合同履约过程中，往往会由于经济环境、社会情况、货币政策等的改变而引发合同变更，引起项目或者工程量的增加和减少等，这些都将会给企业带来一定的风险，主要包括工期风险、质量风险、安全风险、投资风险、社会风险等。为此，要求在施工过程中，充分利用各级管理人员的职能管理作用，多层次、多角度、多方向的集思广益，以科学的态度和方法去开展风险管理活动，采取各种积极有效的风险防范措施，有针对性的去解决履约过程中出现的相关重大问题，化解、缓解、转移、规避以上风险。增强全员合同管理意识增强全员合同管理意识增强全员合同管理意识增强全员合同管理意识 在施工过程中，只有加强合同管理，增强全员的合同管理意识，才会成功和达到预期的目的。为此，可以从以下几方面去加强合同管理：1．要使合同成为保护企业利益的有利武器，就必须签订一份成功的合同。否则，无论与施工企业、监理工程师的相互关系处理得怎样融洽，无论要求多么合情合理，只要是合同条款未明确规定的，都会遭到相关方的拒绝。2．强化合同管理，建立以合同管理为核心的管理机制，理顺各方关系，形成有机运行体系。在项目施工中，注重强化合同管理意识，认真研究、理解、运用合同条款，收集和整理各种施工原始资料及数据，做好索赔工作。3．注重项目实施阶段合同的交底。合同是当事人正确履行义务、保护自身合法利益的依据，因此，公司、项目部全体成员必须首先熟悉合同的全部内容，并对合同条款有一个统一的理解和认识，以避免不了解或对合同理解不一致带来工作上的失误。由于公司、项目部成员知识结构和水平的差异，加之合同条款繁多，合同语言难以理解，因此，很难保证每个成员都能够吃透整个合同内容和合同关系，这样势必影响其在遇到实际问题时进行处理的有效性和正确性，影响合同的全面顺利实施。因此，在合同签订后，企业合同管理人员应熟悉合同中的各种合同文件及相关文件和资料的主要内容，明确工程中的风险、重点或关键性问题。增强合同履约过程控制意识增强合同履约过程控制意识增强合同履约过程控制意识增强合同履约过程控制意识 抓好合同台账管理工作抓好合同台账管理工作抓好合同台账管理工作抓好合同台账管理工作。合同台账管理，是合同管理中一项重要工作。

您好：一、存在的问题（1）法律意识淡薄。企业某些领导因法律意识淡薄，明知法律顾问出具的法律意见是正确的，但却不按其出具的法律意见办事。或者法律顾问事前防范的作用在企业中不能得到有效发挥，更多的是等到问题出现，才想起法律顾问，将其作为“消防队员”。（2）签订合同的主体不合法。例如，签订合同的主体是“某企业项目部”、“某企业检测中心”等。这些部门都不具有独立的法人地位，不具有签约的主体资格，因此所签订的合同也是无效的。另外，有些人明知担保责任的重大，也明知国家机关和公益事业单位不能提供担保，却片面认为尽管担保无效，也不必承担责任，就去担保。实际上只要在担保过程中有过错就要承担相应的赔偿责任。（3）对相关方资信了解不够深刻。与客户洽谈合同时，对客户的资信了解不够，投入大量人力、财力、物力，结果得不到预想的回报，上当受骗，甚至血本无归。（4）先干活，后补签合同。当前市场经济条件下一些项目要求完成的时间比较急促，项目承揽单位为了争时间、抢速度，往往是先干活后补签合同，有的甚至是活已经干完，合同仍未补签。一旦发生纠纷，却拿不出有力的书面证据支持自己主张的观点，使其处于被动地位，带来不必要损失。（5）合同履行过程中缺乏证据收集意识。一旦诉诸法律，法院认为没有证据证实这种行为，诉讼请求便得不到支持，从而造成不应有的败诉结果。（6）合同执行完毕后不能及时归档。有的合同具体承办人习惯于自己保管合同原件，其理由是用起来方便，合同执行完毕后仍不归档。如果该合同具体承办人调离本企业，恰巧该合同又发生纠纷，急需合同原件时，档案室又查询不到，便无法提供有利证据。（7）企业合同专用章管理混乱。例如，某企业营销部的每个项目部都分别设有合同专用章，却没有用印登记审批制度或审批制度不健全，其项目部工作人员利用自己掌管合同专用章之便，以该企业的名义私自用章，签订合同，给企业造成不必要的损失。二、原因分析出现上述问题的原因是多方面的：第一，员工甚至个别领导思想上重视不够。依法经营、依法办事的观念不强，合同无人管、无人问。第二，个别合同承办人素质偏低，缺乏签订合同时应当具备的基本知识。学技术或学管理专业的人员居多，懂法律的人员较少，甚至根本没有。第三，相关合同管理制度不够健全，或者尽管有完善的合同管理制度，却不按制度办事。第四，合同管理缺乏创新，手段陈旧落后。合同管理依然是采用传统的纸、笔签订加手工存档方式，合同文本只是在有关部门和有关人员之间保存使用，合同文本所体现的信息资源不能被管理部门共享，质量管理下降。三、应采取的对策针对以上存在的问题，应从以下几个方面加以改进和完善：（1）提高认识，加强领导。加强合同管理是企业持续健康发展的重要保证，是维护企业合法权益的重要措施，各级领导一定要从思想上重视，措施上保证，行动上落实。（2）加强培训，提高素质。采取以会代课的形式，通过培训、宣传、建章立制等形式使合同管理工作成为企业管理科学化、规范化和制度化的重要内容，通过依法管理，使合同管理工作全方位覆盖企业活动并贯穿于企业管理的全过程，做到合同管理有机构、有人员、有制度。对合同管理混乱的企业、部门，要逐步地加以理顺，进行指导。对中层以上管理人员，特别是经常与合同打交道的相关部门人员，进行合同法、诉讼法的相关培训，对合同签订和执行过程中经常出现的问题给予警醒和提示，避免上当受骗。上级管理部门要树立为下属单位服务的思想，到基层单位送法上门。宣传部门要结合本企业的实际情况，有针对性地制定普法教育规划。（3）健全合同制度，完善管理体系。制定、修改和完善本企业的合同管理办法，建立切实可行的合同会签、合同专用章的使用、合同审查、合同签订的委托代理等相关合同管理制度。（4）明确合同管理机构，实行合同归口管理。从合同文本的保存到合同的回收、存档和借阅均应由法律部门的专人管理，所有法律性文件均应由法律部门统一归档。（5）把好合同的起草、审查和修改关。企业重要的合同，法律顾问应当亲自起草。其他由专业部门起草的合同，法律顾问应当对其进行审查、修改。对合同签订情况要进行监督检查，主要检查合同当事人是否具有履约的主体资格，合同当事人所签订的条款是否清楚、齐备、合法，合同签订的程序和手续是否合法，合同当事人是否具有相应的履约能力，合同签订是否采用书面形式，当事人是否签字、盖章等。通过对合同签订情况的检查，及时发现不符合规范的合同和合同违法行为。（6）把好合同履行关。随时对合同的履行情况进行监督检查，法律部门一方面要督促当事人认真按合同规定履行自己的义务；另一方面，也要积极检查和发现合同履行过程中出现的问题，对履行中出现的违约、违法行为依法进行处理。同时，注重收集和保存合同履行过程中的各种证据。（7）抓好合同的档案管理工作。合同档案应由专人管理，不能散落在其他人员手中。意向书、协议书、招投标文件、开竣工通知单、验收报告以及合同相关附件都应纳入档案管理之中，建立相关合同管理台账，记录合同事项。（8）大胆创新，为企业管理创造良好的信息共享平台。加快局域网建设，努力推进管理手段现代化。对于需要民主监督和民主管理的合同，应在局域网内实现信息资源共享，以监督合同的诉讼时效性和履约性。加强合同管理是企业法律顾问事务中的一项重要工作。事前采取周密的防范，事中采取有效的控制，事后进行妥善的补救是做好合同管理，避免企业损失，实现企业效益的指导原则。在当前市场经济环境下，企业应当提高法律顾问的地位，法律顾问应当发挥其应有的作用，为企业管理水平和经济效益的提高，为企业健康持续发展做出贡献。