法务(三)公司法务人员如何做好合同审核

公司法务人员如何做好合同审核 著作权人：第一章、前期准备阶段 在我们日常交易中，许多人已经认识到合同的重要性。特别是在经济交往过程中，一份意向书，甚至是一份座谈记录，既可能使我们获得利益，也可能失去利益。许多企业或者个人因为有了法律的教训，才更重视用法律这个活的东西来保障自己的动态的权利。 一个好的企业家是擅于在法律的边缘上跳舞，具有冒险精神，但又不逾矩；用足法律的权利，但又不违法。企业家要达到这个目标，就要靠法律服务人员（以下简称法务）的帮助。法务的任务就是保证企业家的决策符合法律的同时又能利益最大化。一、收集材料阶段 在起草之前，除了必要的谈判准备以外，起草人必须弄清合同的一些基本的要点和必要的资料，然后才能动笔。合同草案是双方谈判的重要基础，一旦形成，至少在心理上对双方都有一种预期。这种预期应当是双赢或者双向的，否则就不可能再继续谈下去。在准备阶段，要做的工作至少包括以下七个方面。（1）列出要点 列出拟签订的合同交易的要点，是确定合同主题的第一步。法律顾问可以审阅拟签订的合同所涉及的交易清单、目录或概述。弄清这些问题，你才能把握客户打算签订什么样的合同，要实现什么样的合同目标。把一个一个要点列出来，等于是合同的框架就有了。 （2）了解情况 根据列出的要点，进一步了解情况，尽可能多地收集与合同相关的内容，包括客户本身的情况和对方当事人的情况，以及与该合同相关的外部情况。法律顾问应当明确要求客户提供与合同内容相关的真实情况，以便合同的内容能够反映客户的真实意思。有的客户总是担心法律顾问泄露企业的商业秘密，不如实提供情况，导致法律顾问在撰写合同时出现偏差。其实，法律顾问为客户保密是其基本的义务，客户应当信任自己的律师，把真实的想法和情况告诉律师，以便于律师起草合同。有些技术上的要求，应当尽可能地详细一些，比如，产品的质量标准、交货的时间和地点等。好的合同不仅能够预见到许多可能发生的情况，而且还能清楚地描述出发生这些情况后合同双方的立场。有利和不利的都应当尽可能地描述，以便于法律顾问在起草合同时尽量将法律风险降到最少。 （3）客户交流 法律顾问在起草合同前要与客户进行广泛的交流。和客户交流，详细询问合同的细节，把握客户真实的合同目的，以便于确实合同的主题。交流的目的是要弄清客户的需求，掌握更多的细节。很多客户不认为是重要的情况，但在法律上可能存在漏洞，从而直接影响合同的履行和客户的利益。因此，与客户交流的过程，是发现问题的过程。特别是客户以前的交易情况对合同内容的确定具有重要的参考价值。 （4）合同文本 选择合适的合同文本，可以正确地反映合同性质。我国目前存在由工商部门制定的示范文本和学者们制定的各类参考文本，这些合同文本涉及到各类合同。在互联网和各种出版社有不少这类的书。比如，法律出版社出版的中国法律文书系列，你很容易在那儿找到你想要的合同文本。国家工商行政管理部门起草了许多标准文本，这些文本对规范合同内容确实起到了很好的作用。它为客户提供了一个框架，只要在这个框架内，就基本上不会出大的问题。 （5）指导客户 对客户进行正确的指导十分重要。比如要求客户不要随便签字。签字是很重要的行为，一旦签字，就可能形成某种法律关系。在合同未准备好之前，有些客户为了表示诚意，往往急于签署某些东西，有可能导致不利后果。当然，如果意向书的内容对客户并不构成实质上的不利的后果，仅作为意向性的文件，也是可以的签署，但一定要注明：本意向书并非合同，只是双方为了更好地沟通协商，而拟定的对未来条款的概述。 （6）核实数据 对合同中涉及的每一个数据，都要认真地核对清楚。稍有不慎，即可能酿成大错。法律顾问心中要清楚，不同类型的合同，其数据的核心是什么。比如，一份钢材买卖合同与一份粮食买卖合同的数据要点是不同。法律顾问可以将核心数据留给客户的技术部门去填写，你只要告诉他们如何填写就行了。（7）收集法规 尽可能多地收集本合同所涉及到的法律法规。违法合同不受法律保护是常识。那么，弄清本合同所涉及的法律法规则是必要的。我们不可能记住所有的法律法规，但现用现找现学也不失为一种便捷的方式。二、起草合同（1）合同主体主体，即合同当事人，要写清楚当事人姓名或者名称。如果是个人，通常要写明姓名、身份证号码、住址。据我所知，许多涉及公民个人的合同不写身份证，只有一个名，这是很不好的习惯。因为身份证是一个的法定证件，身份证上的信息通常是准确的、真实的，也便于查询。如果是法人单位，要写明单位名称、法定代表人姓名职务、住所地，最好有营业执照的号码。营业执照的号码与身份证一样，具有法定性。要特别注意使用法定术语作为双方当事人的别称。当事人的别称有的有法定名称，有的没有。有法定名称的，要用法定名称。比如承包人和发包人就是建设工程合同当事人的法定名称，可以在合同中直接表述，当然要界定谁是承包人、谁是发包人。没有法定名称的，为了行文方便，可以用短语代替，比如用公司名称的简称，用甲方乙方的称呼。但要在合同的开头写清楚。 （2）合同名称。合同的名称有时很重要，它有可能成为合同管辖权或者判断合同性质的根据。合同法分则规定的有名合同有十多种，日常生活中还有许多无名合同。有的合同涉及的法律关系较为复杂，不是单纯的某一种合同，很难用一个规范的合同名称来表述。这类问题要根据具体情况来处理：能用法定名称的用法定名称；不能用法定名称或者一份合同中涉及好几种合同法律关系的，则用“××××合同”，把项目名称写进去。要注意尽量不要用“协议书”、“意向书”这类不规范的名称，因为有的协议书不具有合同的性质，容易造成混淆。而意向书严格意义上只是一种合作意向，其内容通常不具有实质上的合同意义。 （3）合同引言引言或者导言。可以表明双方订立合同的目的和意图，比如，“上述当事人为合作开发某项工程而达成如下协议”就是一个引言。也许这个引言对合同的具体内容没有什么实质性的帮助，但可以让人一目了然地知道为什么订合同、订什么合同这两个问题。当然，引言并不是合同的必备内容，你也可以在条文中具体写出来。 （4）合同客体。合同客体可以说是技术层面上的，它要求把当事人所要进行的某种事项用书面语言作出表述。比如买卖合同，要把买卖的标的物、数量、质量、标准、规格、价款等内容，逐一写清楚。有些标的物有统一规范的名称，要按照规范的要求填写。没有统一名称的，则要在合同中明确界定标的物指向什么。这一点，最好参照卖方的说明书或者买方要求达到什么样的标准来写。要按照合同法规定的主要条款，根据客户的要求逐一在合同中体现出来，原则要求就是完整、简捷、明确、具体，便于执行。 （5）行文规则。为保证合同内容完整和清晰，合同行文规则应力求具有内容上的逻辑联系，先说什么、再讲什么，脉络清楚，不致于遗漏。这方面，可以用标准的示范文本。合同语句要规范化，符合法律语言的要求。尽量把句子写短，因为短句子比长句子让人更容易理解。必要时，可以通过说明把要写的内容进一步细化。 （6）列出主题词。在起草的时候，要把涉及到的内容通过主题词形式列出来，你并不需要一下子列出所有段落的主题词，想到多少就写多少，不过，这些主题词要力求总结出每个段落或相关段落的内容。比如：撰写买卖合同时列出的主题词就像下面这些：引语、标的物、质量、期限、交付方式、价款、交货地点、风险转移、验收方式、违约责任、损坏赔偿等。 （7）内容选择。在撰写每一段时要注意内容集中，不要东拉西扯，基本要求是：明确双方同意做什么、怎么做，各自的权利和义务，以及特殊情况的处理。在书写合同的同时，你可能随时会想到一些需要添加条款、措词等问题，要尽快记录下来，与客户进行讨论，以便确定解决的方案。你最好将客户列出的要点和一些类似的合同范本也放在眼前，以便在书写过程中随时查对。三、撰写时的注意事项（1）用词准确。在合同的标题上应当注明“×××合同”或者“合同”的字样。其中“×××”是指该合同的主题，比如，买卖计算机，就可以称为“买卖合同”；如果是建设工程合同，可以把工程的名称写到合同的标题之中。有的在标题中称为“×××协议书”或者“协议书”也是可以的。由于名称对于判断 合同的性质具有很重要的意义，因此不能忽略。如果你的客户需要合同，就要注明是合同。有的法院就曾判决认定标有“协议书”的文件并非合同。这给我们的提示就是，你怎么想，就应该怎么说。如果你想让你的文件成为具有法律效力的合同，就要在标题中注明“×××合同”字样。当然最关键的还是合同内容。合同用词前后要一致。在一份买卖合同中，如果你用“货物”来指整个合同的标的物，就不要时而称它们为“货物”，时而又改称它们为“产品”。保持用词一致性比避免重复更加重要。不要担心这会让客户阅读起来麻烦，而应该提防的是避免因为合同词义的表述不清而导致客户的利益受到损失。 （2）时间概念所有合同都涉及时间的表述。在合同书中应当用标准的记时方式来表述所涉及的时间概念。最好不要用“每隔一周”之类的词，因为这有可能产生歧义----是两周还是一周？最好这样写：“从某年某月某日到某年某月某日”，或者写明从何时起算“两周”或“一周”。有时还要注明是否包括当天。合同时间概念可能涉及到合同效力、诉讼时效等问题，作为法律顾问不可不重视。 （3）技术概念合同中涉及的技术含义要表述清楚，包括英文字母的大写小写，数量单位等概念要符合标准规范的要求。最好不用通俗的说法，比如不要简单说“农药1905”，而要说“×××牌××农药”。技术名称的规范化，对正确理解合同，是非常必要的。有的技术名称可能有标准的称呼，就应当按照标准的规定写进来，不要用简称、俗称，如果要用，也要有说明备注。合同中技术概念，法律顾问应当提醒客户的工程技术人员把好关。 （4）注意缩语合同中的“甲方”和“乙方”，留置权人和留置人，抵押权人和抵押人，保证人和被保证人，许可人和被许可人，出卖人与买受人，等等，都是合同当事人的不同称谓。在同一份合同中，可以用甲方乙方代替，但需要注意的是行文前后要一致，避免出现用错指代的情况。实践中，合同对应的双方，很容易被颠倒或者出现打印错误，因此，在合同中要特别注意审查这些关键词的使用。到底怎么说，这就要看你驾驭语言的能力了，不过，要把握的一条原则，即在整个合同中，对合同一方只能用一个别称。合同的前后表述要一致，不要出现一个称谓几种说法。 （5）数字表述。写数目时要求文字和阿拉伯数字并用，如：拾（10）。这样可能会减少一些不经意的错误。 （6）特别提示。合同中的一些特别提示对双方都很重要。比如，如果你用“包括”这个词，就要考虑在其后加上“但不限于……”的内容。除非你能够列出所有被包括的项，否则最好用“但不限于……”的写法，来说明你只是想举个例子。不要创造生僻词汇。合同文书不是创造性的作品，也就不能因为意思的细微差别而引起思考或争论。合同文书应该是清晰、直接而准确的。因此，要使用普通的词语，表达普通的意思，为普通人撰写合同。撰写合同都要遵循一个基本原则：简洁、明确。检测你写的东西是否达到这个要求有个好办法，那就是去掉所有的句号和逗号，然后去读它。在没有标点符号的情况下，选择正确的词语放在正确的位置上，这将使你写出来的东西更简明，更流畅。在文法和标点符号上保持一致。你可能学过许多不同类的文法和标点符号规则，但在使用它们时最好保持一致。要特别注意句末的引号、时间和地点之后的逗号以及文风的相似性。 （7）特别条款。可以在合同中加入准据法、审判地、律师费等条款。有了这些条款，一旦合同引起诉讼，你就已经为了你的客户打赢这场诉讼战准备了一些必要的材料或者证据。 （8）与客户沟通。法务应该告诉客户在签署合同时应当注意的问题。告诉客户你在撰写过程中的一些想法。比如：哪些事情可能会随着交易变得很糟，哪些事情可能会在将来发生，哪些事情已经发生了，不利的事情向着好的方向发展的条件和方法……你最好在给客户的说明书中都将这些都写上。要告诉客户该合同的风险所在，以便客户在与对方交流时予以重视。在撰写合同时，你最好向客户说明订立合同需要承担的风险和能够得到的利益。通常情况下，只要你花时间来起草合同，你就会发现真正的风险在哪里。四、专用术语 （1）合同语言要假设合同的读者是一个受过教育的外行。如果你书写的合同简明得连一个外行都能理解，那么这样的合同的最容易为双方接受，即使到了法庭上,也会给法官一个明确的解释合同的机会。强调一个合同术语可以这样做：加上双引号或者用特别的字体表明你对这个合同术语所赋予的特别的意思。比如下列合同条款就是要特别强调合同中“服务”的含义：“本合同所称服务是指本合同书及其附件内所描述的乙方应根据本合同书约定向甲方提供的ORACLE数据库运行维护。”（2）术语定义第一次使用某个术语时就要下定义。定义合同术语不是在合同的开头，也不是在合同的结尾，而是在这个术语第一次出现的时候，这样做，有利于读者更好地理解合同。勤于解释合同中的术语和概念。要记住合同双方的当事人可能会理解合同中某些专用术语，但法官却可能一无所知。所以撰写合同时要让合同自己为自己释义。 第二章、中期审核工作 公司法务需要对合同法非常熟悉，对公司的常见业务的合同文本有充足的研究和明确的认识，要对合同所涉及到的公司业务知识做到了解，才能根据实际情况审核合同，防范法律风险，并向公司高层提出可行的经营性建议： 一、与业务人员充分交流 公司法务人员在收到合同审核任务后，首先应当与合同业务人员进行交流。这样的交流对合同审核工作的帮助是多方面的。 业务员人员对合同的介绍：1、合同紧急程度和重要性；2、合同所涉业务是成熟模式还是首次尝试的说明；3、对合同当事人情况的说明、谁是强势一方的判断；4、合同谈判甚至是前期执行情况的介绍以及应要求提供的合同背景资料；5、询问业务人员对合同内容的担心和疑问， 这些都会在不同程度上增进了法务人员对合同业务的了解，指明法务人员在其审核意见中需要重点分析和解决的问题，保证了最终的审核意见能够贴近业务实际。 二、检索以往相同或类似业务合同的审核档案：掌握续签优惠和避免重复签约 公司法务人员在审核合同时，可以在部门档案中检索以往相同或类似业务合同的审核档案。1、如果是合同续签，检查本次续签的合同与原合同有什么区别，法务人员对原合同的法律意见是什么，送审单位是否采纳了法务人员的意见，若我方作为付款方，是否获得的了续签优惠；2、如果不是合同续签，则要审查是否存在就同一业务重复签约的情况，是否违反原合同中关于排他性合作的约定。 检索以往相同或类似业务合同的审核档案，不单可以避免重复签约的情况，而且可以在本次审核意见中引用以往法务人员的工作成果，提高审核效率，稳定审核质量，体现审核意见的延续性，保证审核意见的一致性。 三、审查合同内容和流程的合规性 （一）合法性审查：对合同内容是否国家法律的审查；1、当事人的名称或者姓名和住所；（1）审主体：三证，特许经营，还要求对方有相应的资质、许可。（2）审注册资本：对方是否有缔约能力？对方承担责任的能力如何？（3）审经营范围：是否超过对方的经营范围？2、标的：法律对该标的是否有特别的规定。禁止流通物？限制流通物？其他。3、合同签订形式 看合同是否需要以招标、拍卖等特殊的方式缔结，尤其是一些建筑工程合同、土地出让合同和政府采购都可能涉及特殊的和创始签订方式。 （二）合规性检查：对合同的内容和流程是否符合公司的各项内部制度规定； 集团对主要业务和主要流程均有内部管理规定的，法务人员要注意对合同的合规性进行审查，要如熟悉法条一样熟悉企业的内部制度。 （三）实践性审查：对合同的各方面的实际操作性进行审查，以求贴合实际要求。1、标的；（1）约定要求详细、明确，做到指向对象具体，比如房屋买卖，食品卫生检疫。（2）对合同标的为货物买卖的，一定要写明货物的名称、品牌、计量单位和价格.（3）对合同标的是提供服务的，一定要写明服务的质量、标准或效果要求等。否则，一旦纠纷产生，往往就造成“合同约定不明”的状况。2、数量：是否具体。计较单位是否明确。3、质量：（1）质量标准，具体，可行。（2）验收方式，双方出具书面的验收材料等。（3）质量保证，可以要求对方提供相应的保证。 对合同标的物符合国家各项标准（产品质量、卫生防疫等）的审查。这种审查主要是帮助企业对对方产品质量的一种表面化理解。企业不应该只相信对方提供的各类许可证和证件，而应根据对方提供的相关证件，通过电话咨询、委托异地审查或者实地考察等方式予以实际审核。4、价款或者报酬：金额大小写规范，支付期限明确。逾期不履行的后果。5、履行期限、地点和方式；（1）期限地点方式是否明确，是否公平合理。（2）履行方式一定要具有可操作性，（3）不可抗力、合同保密、技术开发、根据实际情况都要有约定。6、违约责任；需要对潜在的纠纷有较全面的预测，审查违约责任的是否与潜在的违约形态相对应，是否具有实践性。7、解决争议的方法。是否有约定，约定是否对己方有利。由于我国的地方保护主义严重，往往宁可在其他条款上妥协，也要取得有力的管辖权的约定。 四、从企业内控的角度审查业务，从企业经营的角度提出建议 公司的法务部门是企业风险内控的职能部门。企业风险内控不单单是企业外部交易风险的识别和化解，也包括对企业内部违规违纪等事项的发现和追究。 如：在审核某工程项目的《施工合同》时，从业务人员的介绍中得知《施工合同》所涉工程已基本完工。据此，可以判断本工程项目明显存在合同倒签的非正常操作。审查人在审查意见中指出合同倒签直接违反了企业内部的规定，使得工程项目管理、工程造价管理、工程合同管理的功能大大降低，造成对项目实际操作人员的监督缺乏依据，容易引发纠纷和腐败行为。 若有可能法务人员也可以从企业经营的角度为合同业务提供改善建议。例如，在审核捐赠合同时，建议变直接捐赠为间接捐赠，采用向法律明确规定的社会团体捐赠并指明用途的方式，既实现了对特定对象的捐赠，又获取了税务机关认可的可以用于申报纳税扣除的捐赠收据。 资信调查：可以通过信函、电报、电话或者直接派人对对方资信情况进行调查，也可以通过使馆、对方所在地的工商管理部门、律师行、行业协会、合作过的伙伴等，了解其是否讲信用，有无支付能力和财产担保等。第三章、合同台帐及原件的保管 合同的原件保管是非常重要的，这不但是合同的履行的必要条件，更是索赔的最直接最有力的原始证据。如果企业把合同的原件弄丢，则会多企业索赔造成非常被动的局面，甚至会导致无法进行索赔。合同原件保管期限越长越好，最短不应少于合同履行完毕之日起2年，因为民事纠纷诉讼时效为2年。对于重要的设备、工程安装、工程施工合同等等德保管期限至少应等于或大于它的使用年限。 关于合同台帐的设想、建立到实际运行，还是在逐步推进和完善阶段。作为法律人员，尽量想方设法为公司经营管理做一些有益的尝试，主动预防和控制法律风险。法律部门就在考虑如何统筹整个合同的管理，首先想到了统一合同统计方式，规范统计表格，业务部门定期向法律部门和公司档案管 理部门报送合同签定和履行情况。合同台帐的拦目主要是所签合同类别、合同主体、合同标的、供货时间、付款方式、浅约日期等，实行流水加滚动跟进管理，目的 在于全面掌握合同签定合同履行状况。 重大合同：重点审核和管理。1、一般地说，企业的重大合同主要有： 合作发展合同、企业购并合同、联营合同、独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、 涉及担保的合同、房地产开发与交易合同、金额巨大的购销合同等。2、重大合同签订之前，应派遣考察团进行考察： 考察团：企业高级管理人员+主管负责人+专业技术人员+法律人士+财务人员等的综合组成。 考察内容：1)对对方的各类证件、资质和财务报表等进行仔细的审查。；2)去法院调查核实该企业是否存在诉讼案件，3)去工商行政管理局调查核实该企业的年检注册和历年的奖罚情况，4)去土地管理部门和房屋管理部门调查核实该企业是否存在不动产的抵押担保，5)去税务局调查核实该企业是否存在拖延缴纳税费或者是否还有税费没有及时上缴情况，6)去环保局调查核实是否存在严重污染环境的行为等。 当然，以上几个方面的调查核实，因合同的内容侧重也就不同。比如说，如果是合作发展项目，那么对缴纳税费的情况调查是必要的；如果是引进生产线，那么对该生产线的环保限制调查必须要详细化。如果是房地产项目合作开发，那么对该房地产项目的土地审批的相关手续是否齐全和是否设立过抵押担保的调查则要尽可能详细。3、由于这些合同涉及到企业的重要经济利益，对企业的发展有着至关重要的影响，因此，在签订合同过程中，一定要把这些合同挑出来，做为合同的重点审核和管理对象， 从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都应有法律顾问部门的主要人员的参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。 注：本文系焦，自互联网资料整理而成，著作权归本人所以。利害关系人可以书面向本人提异议，异议期自起3个月。