如何做好物资采购的审计工作

一、采购审计的内涵
　　采购审计就是采购过程中各个环节所面临的各种风险进行评估与审计。对采购审计的要求和内容从过去的查错纠弊转向了现在的风险管理审计，即在对整个采购过程审计的同时，重点放在预防和控制采购风险上。
　　二、采购审计中存在的主要问题及原因分析
　　近年来，规范的要求越来越高，随着规范文件的相继出台，制度内容及要求更新频繁，导致了新旧制度之间前后矛盾、宣贯学习滞后、理解掌握偏差等客观问题的出现，具体表现在采购管理制度有待进一步完善；采购管理及审计人员对采购法规的学习有待加强；采购审计人员与各方的沟通协调有待加强；采购全过程监管有待进一步加强；采购后续审计整改力度有待加强。
　　三、对策与建议
　　（一）进一步建立和完善采购管理制度
　　要想做好采购审计，侧重点还是放在制度管理上，只有严抓管理才是根本。近年来，已相继出台了《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《中华人民共和国政府采购法》等30多个法规规章及政策文件，企业也陆续出台了《采购管理办法》、《五种采购方式程序规范》、《物资采购宣传促销管理委员会工作规则》等一系列采购规范性文件。
　　企业应根据自己的实际情况，借鉴政府采购工作中的经验，进一步完善相应的制度和实施办法，提高其实用性及效益性，规范物资采购行为。如：制定供应商管理办法，对如何定期对供应商进行评价，如何定义体质及劣质，过期限优质供应商如何继续入选企业供应商库，劣质供应商如何及时淘汰，有更好的供应商如何吸纳等具体办法可制度化予以明确，可避免导致制度漏洞引起的操作不便等情况的产生。
　　（二）重视采购法规的学习，做到有的放矢
　　采购过程审计还处于初级阶段，采购管理及内部审计人员也有一个适应过程。要切实做好风险管理审计工作，根据过程审计的特点，涉及的知识面比较多。除政治素质外，业务上需要学习财务知识以外的更多的东西，比如要看得懂原始资料，要有一定的经营销售知识、法律知识，要对所采购物资的性能、质量标准等有一定的了解等。
　　为确保将物资采购审深、审透，采购管理及审计人员一定要透彻掌握物资采购涉及到的国家法律法规，对每一项条文认真梳理、分析。根据法规规定对行业政策、采购内容、采购方式、采购组织形式等做到初步掌握，再对照本单位组织采购实际采用的方式、形式、内容等查找异同。为顺利实施采购审计打下基础、找好靶心，并举一反三。采购管理及内部审计人员应具有物资采购管理及招投标工作的相关专业知识，熟悉相关法律、法规、政策和组织内部有关规定，掌握物资采购内部控制原理，了解组织物资采购现状和外部环境的变化。
　　（三）加强审计人员与各方的沟通协调能力
　　进一步加强与领导层的沟通。一是吃透上级采购文件精神，关键条款内容及时向领导报告。二是吃透上级采购会议精神，相关重点内容及时向领导报告。三是吃透上级采购培训要点并及时报告，为执行打好基础。
　　进一步加强与各相关部门的沟通协调。一是加强与采购管理部门之间的沟通协调。对行业新下发的采购制度共同学习研讨，并根据企业自身实际情况，及时配合修订完善公司采购管理制度，日常审计监督时就关键环节加以提醒，以达到共识。二是加强与各采购部门之间的沟通协调。对采购流程重点关键环节及时提醒，对采购文件及合同内容有效沟通。三是加强与验收管理部门之间的沟通协调。对验收程序、关键环节及时沟通提醒。
　　（四）重视审计内容的确定，确保全面性
　　全面确定被审计对象。采购是一项系统工程，涉及部门多、范围广，不能仅将其中的需求部门视为被审计对象，要注意将采购管理部门、供应商及采购部门全部纳入审计范围，尤其是代理机构和供应商，不能因为是社会企业就把他们从审计中割裂出去。
　　科学确定审计重点。按照采购的流程顺序，大致包括以下七个审计重点。
　　（1）采购机构设置合法性：审查采购管理机构与执行机构设置情况，是否分别设立；管理机构是否按照行业有关规定，制定了适应公司实际的相关制度并做到了严格依法执行。
　　（2）立项审批程序合规性：一是审计项目立项（申报）是否符合管理程序，二是审计是否有采购申请报告，项目实施部门是否进行了市场调查。三是审计是否有批复或立项会议纪要，四是项目批准后是否列入预算，预算调整是否按程序审批。
　　（3）采购程序规范性。一是审查列入集中采购目录的项目是否按规定办理集中采购，有无采用化整为零、分解整体项目、增加采购批次等手段规避集中采购控制的情况。二是审查达到公开招标采购标准的，是否进行公开招标，采购其它采购方式的，是否符合相应的条件。三是审查招标代理机构是否通过招标确定。审查社会代理机构资质、服务及代理费收取情况，有无资质不符和要求、服务质量低、不按国家规定收取费用；四是审查招标文件的内容是否完整、严密。五是招标过程中有无违反规定程序、私自与供应商串通、泄露招标信息。供应商资质、信誉、服务，有无恶意串通中标等。
　　（4）合同管理的合规性。一是审查合同签订的合规性。签订合同的部门和人员是否得到授权；对方签约单位是否具备签约资格、供货资质、履约能力。合同是否经法规、财务、审计部门审核会签。合同条款内容是否与招、投标文件吻合等。二是审查合同条款的完整性。审查采购合同是否包含合同标的、数量和质量、价格和结算方式、运输方式、履约期、地点和方式、违约责任等；是否明确签约双方的权利和义务。三是审查合同执行的有效性。审查合同内容是否得到全面、严格地履行，有无合同违约情况，对方违约时是否及时索赔。
　　（5）物资验收入库的规范性。采购物资到货后，企业物资采购部门要会同相关技术人员及质检人员依据有关规定、标准共同验收并出具验收报告。验收完成后，财务部门是否登记固定资产帐，固定资产实物管理部门是否对验收的物资登记造册。
　　（6）项目资金支付的合规性。审查项目资金支付是否依据采购进度和合同约定条款，经财务部门审核报单位领导批准后付款；购货发票、货运单、验收单等原始资料上载明的采购数量、单价、金额、品种、规格、产地、型号等是否与采购合同一致，数量、单价、金额等计算是否正确，各种票据的填写是否合规。
　　（7）采购归档资料的完整性。审查项目实施部门是否按照“一项一卷”的要求，收集项目实施全过程资料并整理归档。
　　（五）重视对整改情况的跟踪，将建议落到实处。
　　对采购审计发现的问题及提出的审计建议，相关业务部门按要求在规定的期限内向审计部门反馈落实情况后，要建立整改情况跟踪机制，通过电话回访、上门督促、公开公示等各种形式。确保各项建议落到实处，真正实现审计完美收官，促进“阳光采购”。
　　总之，采购审计的有效实施，既要讲原则，又要结合实际情况灵活运用。要按照国家法律、法规办事，又要实事求是，做到既合法又合情理。加强采购审计是监督采购项目活动的一项重要措施，它对节约投资，控制成本，提高采购社会效益和经济效益都能起到积极的作用（来源：中国内部审计）
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