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中小型机关事业单位信息化办公系统的设计

【摘要】：从中小型机关事业单位的实际情况出发，在用户需求分析的基础上，提出中小型机关事业单位办公自动化系统的基本目标，并阐述系统的结构设计和功能设计，给出了一个结合C/S和Web技术的中小型机关事业单位办公自动化系统实例；对中小型机关事业单位建设办公自动化信息系统具有参考价值。

【关键词】：中小型机关事业单位　　办公自动化　　Web

1.问题的提出
随着计算机及网络技术的飞速发展，互连网应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。大型机关单位、大公司和大企业凭着雄厚的经济实力和人才优势，加快了信息化建设的步伐，建立了高质量、高效率的自动化办公信息系统，从而提高了工作效率，增强了竞争实力。与此同时，越来越多的中小型机关事业单位为了适应信息革命的要求以及工作需要，提高自身的工作效率，正打算或正在建立符合中小型机关事业单位特色的自动化办公信息系统。但是，这些中小型机关事业单位由于自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置相对滞后，而且干部职工的素质也参差不齐，同时，其经济发展不平衡，其实力远不能和大型党政机关或大公司、大企业相比，也不可能花费大量资金搞信息系统建设。但中小型机关事业单位进行办公自动化信息系统建设是现实所需，势在必行，也只有这样才能提高办公效率，节省办公费用，那么，如何建设中小型机关事业单位办公自动化信息系统就应运而生。本文以采用一种结合C/S和Web的方式开发的中小型机关事业单位办公自动化系统为例讨论办公自动化系统的设计与实现。

2.用户需求分析
办公自动化系统的建立，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。

中小型机关事业单位需要规模相对较小，但其在功能上对系统的需求却是全面的。大体可分为：一方面是通过收发电子邮件为主的方式，与干部职工和其它各级机关单位交流各种信息，基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领审批过程，员工管理个人日程安排，各种图书资料的查阅等日常办公功能，发送与接受其它单位的通知、请示、汇报、报表等各种资料。另一方面则是面向单位办公业务方面的业务管理功能。即完全采用计算机技术处理办公业务，使单位内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作。

在软、硬件方面对系统的需求，由于中小型机关事业单位信息化水平比较低，软硬件配置较差；而且资金实力并不雄厚。所以其对硬件的终端配置要求是能运行Windows95系统软件即可，由于中小型机关事业单位的数据量不是很大，所以对于服务器的配置只要求小型服务器配置。对软件配置的要求则是系统最好是基于日常办公软件如OFFICE系列上的应用系统，这样既不用花大量资金添置软件，员工又较容易学会使用应用系统。这种管理软件对硬件的要求很低，一般有一个比较简单的服务器与PC机组成的网络即可，再加上使用比较廉价、性能不错的软件，这样就可以以较低的成本来实现一个足够使用的功能，而这种模式也正满足了中小型机关事业单位的要求。但是目前对这种管理软件的开发还处于一种比较原始的阶段。开发者往往都是出于资金和时间的顾虑使用比较陈旧的技术，并且各为己见，并且很少涉及网络。可是当今是一个网络化的社会，各单位不能与网络联系起来岂不可惜，再加上如今单机版的图书管理软件多如牛毛，去开发一个类似的软件无疑是一种在时间上、精神上和资源上的极大浪费。所以出于多方面的考虑觉得有必要为这种有需要的中中小型机关事业单位开发一种基于网络的单位管理软件。

在开发方式上对系统的需求，由于中小型机关事业单位的经济实力有限，应着重考虑可行性的问题。一般商业软件是无法满足上面的要求，而从基础语言开始开发成本高、周期长，更不现实；因此利用现有软件进行改进，即软件重用，通过对几个商业化软件功能进行修改、增删和开发来实现中小型机关事业单位建立具有自身个性的办公自动化系统。即通过系统集成的方法来将各个功能集成为一个整体发挥作用。即通过两次开发的方式来实现降低成本、节约开支、提高效率之目的。

3.系统设计 3.1系统基本目标 3.1.1实现办公规范化和制度化
绝大多数中小型机关事业单位由于办公自动化起步较慢，大多数还停留在使用没有联网的计算机和MS Office系列应用软件来提高个人办公效率，没有从根本上改变过去复杂、低效的手工办公方式，办公方式远没有实现规范化和制度化。因此，中小型机关事业单位建立办公自动化系统就是要使办公方式规范化和制度化。即单位办公基于工作流，完全采用计算机技术处理办公业务，使单位内部人员能够方便快捷地共享、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作；同时又能实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为单位的管理和决策提供科学的依据；从而提高效率，增强单位的实力、提高职工的素质，使中小型机关事业单位能够在瞬息万变的信息化社会不断发展壮大，更好、更快的服务于人民群众。

3.1.2管理多种数据类型
中小型机关事业单位规模较小，但其办公自动化信息系统所包括的范围应该是整个日常办公和部分业务。因此，其数据量相对大型机关事业单位、大企业、大公司虽然比较少，但是其数据类型并不会比大型机关事业单位、大企业、大公司少，不仅包括日常办公所产生的各种数据，还要包括业务办公所产生的各种数据，有些中小型机关事业单位业务数据涉及大量的图形数据；这些数据既有规范的、结构化数据又有不规范的、非结构化数据，中小型机关事业单位办公自动化信息系统就是要科学地管理这些各种类型的数据，实现各种数据的无缝联接，保障数据的一致性和安全性。

3.1.3系统设计的先进性
办公自动化系统应在开发出来时在技术上应具有一定的先进性，代表当时办公自动化信息系统的先进水平，这样才能使系统在建成后一段时间内，不会因技术的落后而需要大规模的调整，并且能够跟随着逐步的升级而保持整个系统的先进性。同时要求系统对计算机硬件要求不能太高，运行速度要快。因为中小型机关事业单位从经济实力上无法大量投资去购置高档硬件、软件，短时间内对系统进行全面升级；另外，大多数中小型机关事业单位可能因政策形势的变化而规模随之变化、人员经常流动。系统应能够适应单位的不断变化，应具有可扩展性、易升级性和开放性。

3.2系统结构设计
在办公自动化系统开发中，基于Web技术的开发方式正以其特有的跨平台、统一美观的界面、简单的操作、开发的系统容易升级、系统开发时间较短，成本较低越来越受到欢迎，但是这种系统具有传输速度较慢，不利于大数据量的传输的缺点。而这正是基于C/S结构的开发方式的优点所在。

本实例以某县国土资源管理局办公自动化系统为例。本系统主要有二个方面的内容：一是日常事务管理；二是业务事务管理，针对国土局核心业务是国土资源管理，以项目为单位进行运作。而在业务事务中要涉及大量图形数据（如地形图和规划图等）。因此本系统开发采用一种结合C/S和Web的方式。利用Web完成日常办公和某些需要远程通讯的业务，而C/S结构可以在局域网内实现特别功能和大的业务数据(如图形数据)传输。

服务器以Windows NT 为操作系统，Oracle 、SQL Server 或MS Access为数据库，Exchange 作为邮件存储提供者、通信录提供者和传输提供者，IIS实现Web发布。

客户端以Windows98/95为平台，用Outlook进行邮件接受、发送以及它的浏览窗口进行网页浏览，MS Project进行国土资源规划，Word进行文档编辑，Auto CAD进行地图编辑浏览。

首先，确定以Exchange为基础建立C/S结构网络，并辅以IIS。客户机上采用Outlook为基础平台软件，由于它本身既是Exchange客户程序又具有网页浏览窗口实现了二者的无缝联接。然后在Outlook基础上对其它程序进行控制，并构造各程序数据的流通桥梁；最后各部分数据尽量存储在数据库中，用数据库对各种类型数据实现进一步集成。如图1：